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Office Designs anwenden und erstellen

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Microsoft hat mit Office 2007 Designs eingeführt. Diese erleichtern  die einheitliche Gestaltung aller Word-Dokumente, Excel-Mappen und  PowerPoint-Präsentationen ungemein. Corporate Design ist damit für  Endanwender endlich realisierbar geworden.
Was aber sind Office-Designs, wie bzw. wo wirken sie und wie können  Sie eigene Designs für die weitere Benutzung (in Ihrem Unternehmen)  erstellen?
Die Beantwortung dieser Fragen ist Thema dieses Workshops.
Designs - Allgemeine Betrachtungen
Jedes Dokument, jede Mappe oder Präsentation ist mit einem Design  verknüpft, sofern es im aktuellen Office-Format abgespeichert wird  (vierstellige Namenserweiterung der Datei - docx, xlsx, pptx etc.).  Gefällt Ihnen das Standarddesign nicht, wählen Sie aus den vielen mit  Office ausgelieferten Designs eines aus. Weitere Designs finden sich im  Internet. Entsprechen diese noch immer nicht Ihren Wünschen, erzeugen  Sie mit wenigen Handgriffen ein eigenes Design.
Haben Sie also ein Design zugewiesen und das Design wird nachträglich  geändert, hat dies Auswirkungen auf alle Dateien, denen dieses Design  zugewiesen wurde. So lassen sich Hunderte von Dateien mit einer  Design-Modifizierung automatisch anpassen. Ein ungeheurer Zeitgewinn  gegenüber früheren Methoden.
Jedes Design beinhaltet eine Farbpalette, die Festlegung der zu  verwendenden Schriftarten sowie Effekten für Objekte, wie Rahmen,  Schattierungen etc.
Auch wenn Outlook seit Version 2010 ebenfalls Designs unterstützt, so  sind doch nicht alle Objekte davon betroffen. In erster Linie wurden  Designs in HTML-Mails integriert, da der Editor auf Word basiert. Andere  Objekte wie Aufgaben oder Termine nutzen zwar Designfarben und  Designschriftarten, Designs als solche lassen sich jedoch nicht zuweisen  oder definieren. Berücksichtigen Sie bei Outlook auch, dass dort  Designs nur verfügbar sind, wenn Word installiert wurde (was allerdings  die Regel sein dürfte).
Die Office-Programme Visio, Access und Publisher nutzen zwar  ebenfalls Designs (in Office 2013 besser als in 2010), diese sind jedoch  nicht identisch mit den hier beschriebenen. Daher habe ich diese  Programme bei meinen Beschreibungen nicht berücksichtigt.
Die in diesem Workshop angegebenen Dateipfade beziehen sich auf  Windows 7 als zugrundeliegendem Betriebssystem. Diese Angaben können in  anderen Versionen (XP, 8.x) geringfügig abweichen. Macintosh-Versionen  der Office Programme werden an dieser Stelle nicht erläutert, auch wenn  Mac-Office Designs ebenfalls unterstützt.
Designs erfuhren in Office 2013 einige kleine Änderungen. Diese  werden hier nur gestreift und ggf. in einem weiteren Workshop näher  betrachtet. Die hier gezeigten Verfahren funktionieren jedoch auch in  Office 2013.
Wo und wie wirken Designs?
Designs wirken auf nahezu alle grafischen Elemente sowie Texte. Das Bild zeigt eine Übersicht der wichtigsten Funktionen.
Wo wirken Designs?
Haben Sie ein Design zugewiesen, hat das auf einige Befehle und Dialoge  direkte Auswirkungen. So ändern sich die Angaben der Schriften in  Schriftartlisten (links; Dropdownliste auf Menüband bzw. Schriftartliste  aus Zeichendialog), die Farben in Farbwahllisten (Zeichen-, Linien-,  Füllfarbe) sowie die in Listen angebotenen Effekte (Formatkatalog). Die  folgenden Bilder zeigen diese Dialoge bzw. Listen im Falle von Word. Bei  den anderen Programmen sieht es vergleichbar aus.
Auswirkungen von Designs
Wie Sie sehen, enthalten Designs zwei Schriftarten - eine für  Überschriften und eine für den Rest (Textkörper). Im Falle von Word  bezieht sich die Schriftart Überschriften auf die Absätze, die mit der  Formatvorlage Überschrift formatiert wurden. Excel verhält sich genauso.  Bei PowerPoint wird die Schrift für Überschriften den Platzhaltern für  Titel zugewiesen.
Im Falle der Farbpalette sehen Sie einen Block mit 10 Designfarben  (erste Reihe im Designfarben-Block) und darunter jeweils fünf  Abstufungen dieser Farbe.
Weisen Sie Ihren Texten, Zahlen, Zeichenobjekten etc. immer nur die  Designelemente zu, können Sie von der oben erwähnten Automatik  profitieren, dass sich die Farben und Schriften beim Wechsel zu einem  anderen Design automatisch anpassen. Haben Sie individuelle  Formatierungen vorgenommen (andere Schriftart, Standard- oder weitere  Farben) verwendet, so bleiben diese Formatieruengen auch beim Wechsel  des Designs erhalten.
Wenn Sie sich entschlossen haben, Designs einzusetzen, sollten Sie  ausschließlich Designformate verwenden. Nur dann macht das Konzept Sinn!
Zuordnung bzw. Wechsel des aktuellen Designs
Die Einstellung bzw. der Wechsel eines Designs erfolgt in den Programmen  Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf nahezu identische Weise. In den  Registern Seitenlayout (Word 2010 und Excel) bzw. Entwurf (Word 2013 und PowerPoint) sind die Befehle enthalten. Bei Outlook zeigt das Register Optionen in einem  neuen Mail die gesuchte Schaltfläche.
Zuordnung eines Designs
Die Liste der Designs beinhaltet die von Microsoft mitgelieferten sowie  benutzerdefinierte eigene Designs. Das verwendete Design wird in der  Liste markiert dargestellt. In PowerPoint wird das aktuell verwendete  Design in der Liste oben unter dem Punkt Diese Präsentation gesondert aufgeführt und hervorgehoben.
Farb-, Schriftart- und Effektpaletten
Designs beinhalten jeweils eine Farbpalette aus insgesamt 12 Farben,  wobei die letzten beiden für Hyperlinks reserviert sind und daher nicht  in den Farbdialogen und -Listen auftauchen. Im Register Entwurf / Seitenlayout bzw. Optionen  finden Sie drei Dropdownlisten mit allen Farbpaletten, Schriftart- und  Effektpaletten aus allen verfügbaren Designs. Hier haben Sie die  Möglichkeit, zu mischen, also z.B. Farbpalette aus Design A,  Schriftartpalette aus Design B und Effektpalette aus Design C. In der  jeweiligen Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei werden diese  Informationen gespeichert.
Das folgende Bild zeigt einige der Farbpaletten im Falle von  PowerPoint. Bei anderen Programmen sieht es analog aus, ebenso bei den  Schriftarten- und Effektpaletten.
Wechsel der Farbpalette
Eigenes Design erstellen
Wollen Sie ein eigenes Design erstellen, dann wählen Sie die für Sie  passenden Paletten aus. Bei Bedarf klicken Sie anschließend in der  jeweiligen Palettenliste auf den Befehl Neue Designfarben/Designschriftarten erstellen ...,  um einen Dialog zum Ändern zu erhalten. In diesem können Sie eigene  Paletten erstellen und speichern. Eigene Effektpaletten lassen sich auf  diese Weise nicht erstellen. Sie müssen sich also notgedrungen mit den  bestehenden Paletten zufrieden geben. Bestehende eigene Paletten lassen  sich per Rechtsklick auf den Palettennamen und anschließendem Klick auf Bearbeiten... ändern. Die mit Office ausgelieferten Paletten sind nicht änderbar.
Nachdem Sie all das erledigt haben klicken Sie in der Auswahlliste für Designs auf den Befehl Aktuelles Design speichern... ganz unten in der Liste. Der Windows-Explorer öffnet sich im voreingestellten Dateipfad (ab Windows Vista) in:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes
bzw. im Vorlagenordner, wie in Word definiert:
<Vorlagenordner>\Document Themes
Selbst erzeugte Paletten werden in Unterordnern zum Designordner mit den Namen Theme Colors, Theme Effects bzw. Theme Fonts  gespeichert  Sollte der Pfad bei Ihnen abweichen und Sie die Dateien  nicht finden, schauen Sie beim Speichern eines Designs in die  Adressleiste des Windows-Explorer; dort finden Sie die korrekte  Pfadangabe (bei Bedarf in Windows 7 oder höher neben den Pfad in das  weiße Feld klicken).
! Wollen Sie Designs auch in PowerPoint nutzen, was Sinn  macht, speichern  Sie das Design dort, da in diesem Fall auch die Masterdefinitionen und  die Hintergrundformate in das Design übernommen werden.
Mit der Kenntnis des Speicherorts fällt es Ihnen leicht, die  betreffenden Dateien auch an Ihre Kollegen weiterzugeben. Diese können  die Designs ebenfalls nutzen, wenn sie die Datei in deren Ordner  gespeichert haben.
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