Office Designs anwenden und erstellen
Workshops > Office
Microsoft hat mit Office 2007 Designs eingeführt. Diese erleichtern die einheitliche Gestaltung aller Word-Dokumente, Excel-Mappen und PowerPoint-Präsentationen ungemein. Corporate Design ist damit für Endanwender endlich realisierbar geworden.
Was aber sind Office-Designs, wie bzw. wo wirken sie und wie können Sie eigene Designs für die weitere Benutzung (in Ihrem Unternehmen) erstellen?
Die Beantwortung dieser Fragen ist Thema dieses Workshops.
Designs - Allgemeine Betrachtungen
Jedes Dokument, jede Mappe oder Präsentation ist mit einem Design verknüpft, sofern es im aktuellen Office-Format abgespeichert wird (vierstellige Namenserweiterung der Datei - docx, xlsx, pptx etc.). Gefällt Ihnen das Standarddesign nicht, wählen Sie aus den vielen mit Office ausgelieferten Designs eines aus. Weitere Designs finden sich im Internet. Entsprechen diese noch immer nicht Ihren Wünschen, erzeugen Sie mit wenigen Handgriffen ein eigenes Design.
Haben Sie also ein Design zugewiesen und das Design wird nachträglich geändert, hat dies Auswirkungen auf alle Dateien, denen dieses Design zugewiesen wurde. So lassen sich Hunderte von Dateien mit einer Design-Modifizierung automatisch anpassen. Ein ungeheurer Zeitgewinn gegenüber früheren Methoden.
Jedes Design beinhaltet eine Farbpalette, die Festlegung der zu verwendenden Schriftarten sowie Effekten für Objekte, wie Rahmen, Schattierungen etc.
Auch wenn Outlook seit Version 2010 ebenfalls Designs unterstützt, so sind doch nicht alle Objekte davon betroffen. In erster Linie wurden Designs in HTML-Mails integriert, da der Editor auf Word basiert. Andere Objekte wie Aufgaben oder Termine nutzen zwar Designfarben und Designschriftarten, Designs als solche lassen sich jedoch nicht zuweisen oder definieren. Berücksichtigen Sie bei Outlook auch, dass dort Designs nur verfügbar sind, wenn Word installiert wurde (was allerdings die Regel sein dürfte).
Die Office-Programme Visio, Access und Publisher nutzen zwar ebenfalls Designs (in Office 2013 besser als in 2010), diese sind jedoch nicht identisch mit den hier beschriebenen. Daher habe ich diese Programme bei meinen Beschreibungen nicht berücksichtigt.
Die in diesem Workshop angegebenen Dateipfade beziehen sich auf Windows 7 als zugrundeliegendem Betriebssystem. Diese Angaben können in anderen Versionen (XP, 8.x) geringfügig abweichen. Macintosh-Versionen der Office Programme werden an dieser Stelle nicht erläutert, auch wenn Mac-Office Designs ebenfalls unterstützt.
Designs erfuhren in Office 2013 einige kleine Änderungen. Diese werden hier nur gestreift und ggf. in einem weiteren Workshop näher betrachtet. Die hier gezeigten Verfahren funktionieren jedoch auch in Office 2013.
Wo und wie wirken Designs?
Designs wirken auf nahezu alle grafischen Elemente sowie Texte. Das Bild zeigt eine Übersicht der wichtigsten Funktionen.
Haben Sie ein Design zugewiesen, hat das auf einige Befehle und Dialoge direkte Auswirkungen. So ändern sich die Angaben der Schriften in Schriftartlisten (links; Dropdownliste auf Menüband bzw. Schriftartliste aus Zeichendialog), die Farben in Farbwahllisten (Zeichen-, Linien-, Füllfarbe) sowie die in Listen angebotenen Effekte (Formatkatalog). Die folgenden Bilder zeigen diese Dialoge bzw. Listen im Falle von Word. Bei den anderen Programmen sieht es vergleichbar aus.
Wie Sie sehen, enthalten Designs zwei Schriftarten - eine für Überschriften und eine für den Rest (Textkörper). Im Falle von Word bezieht sich die Schriftart Überschriften auf die Absätze, die mit der Formatvorlage Überschrift formatiert wurden. Excel verhält sich genauso. Bei PowerPoint wird die Schrift für Überschriften den Platzhaltern für Titel zugewiesen.
Im Falle der Farbpalette sehen Sie einen Block mit 10 Designfarben (erste Reihe im Designfarben-Block) und darunter jeweils fünf Abstufungen dieser Farbe.
Weisen Sie Ihren Texten, Zahlen, Zeichenobjekten etc. immer nur die Designelemente zu, können Sie von der oben erwähnten Automatik profitieren, dass sich die Farben und Schriften beim Wechsel zu einem anderen Design automatisch anpassen. Haben Sie individuelle Formatierungen vorgenommen (andere Schriftart, Standard- oder weitere Farben) verwendet, so bleiben diese Formatieruengen auch beim Wechsel des Designs erhalten.
Wenn Sie sich entschlossen haben, Designs einzusetzen, sollten Sie ausschließlich Designformate verwenden. Nur dann macht das Konzept Sinn!
Zuordnung bzw. Wechsel des aktuellen Designs
Die Einstellung bzw. der Wechsel eines Designs erfolgt in den Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf nahezu identische Weise. In den Registern Seitenlayout (Word 2010 und Excel) bzw. Entwurf (Word 2013 und PowerPoint) sind die Befehle enthalten. Bei Outlook zeigt das Register Optionen in einem neuen Mail die gesuchte Schaltfläche.
Die Liste der Designs beinhaltet die von Microsoft mitgelieferten sowie benutzerdefinierte eigene Designs. Das verwendete Design wird in der Liste markiert dargestellt. In PowerPoint wird das aktuell verwendete Design in der Liste oben unter dem Punkt Diese Präsentation gesondert aufgeführt und hervorgehoben.
Farb-, Schriftart- und Effektpaletten
Designs beinhalten jeweils eine Farbpalette aus insgesamt 12 Farben, wobei die letzten beiden für Hyperlinks reserviert sind und daher nicht in den Farbdialogen und -Listen auftauchen. Im Register Entwurf / Seitenlayout bzw. Optionen finden Sie drei Dropdownlisten mit allen Farbpaletten, Schriftart- und Effektpaletten aus allen verfügbaren Designs. Hier haben Sie die Möglichkeit, zu mischen, also z.B. Farbpalette aus Design A, Schriftartpalette aus Design B und Effektpalette aus Design C. In der jeweiligen Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei werden diese Informationen gespeichert.
Das folgende Bild zeigt einige der Farbpaletten im Falle von PowerPoint. Bei anderen Programmen sieht es analog aus, ebenso bei den Schriftarten- und Effektpaletten.
Eigenes Design erstellen
Wollen Sie ein eigenes Design erstellen, dann wählen Sie die für Sie passenden Paletten aus. Bei Bedarf klicken Sie anschließend in der jeweiligen Palettenliste auf den Befehl Neue Designfarben/Designschriftarten erstellen ..., um einen Dialog zum Ändern zu erhalten. In diesem können Sie eigene Paletten erstellen und speichern. Eigene Effektpaletten lassen sich auf diese Weise nicht erstellen. Sie müssen sich also notgedrungen mit den bestehenden Paletten zufrieden geben. Bestehende eigene Paletten lassen sich per Rechtsklick auf den Palettennamen und anschließendem Klick auf Bearbeiten... ändern. Die mit Office ausgelieferten Paletten sind nicht änderbar.
Nachdem Sie all das erledigt haben klicken Sie in der Auswahlliste für Designs auf den Befehl Aktuelles Design speichern... ganz unten in der Liste. Der Windows-Explorer öffnet sich im voreingestellten Dateipfad (ab Windows Vista) in:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes
bzw. im Vorlagenordner, wie in Word definiert:
<Vorlagenordner>\Document Themes
Selbst erzeugte Paletten werden in Unterordnern zum Designordner mit den Namen Theme Colors, Theme Effects bzw. Theme Fonts gespeichert Sollte der Pfad bei Ihnen abweichen und Sie die Dateien nicht finden, schauen Sie beim Speichern eines Designs in die Adressleiste des Windows-Explorer; dort finden Sie die korrekte Pfadangabe (bei Bedarf in Windows 7 oder höher neben den Pfad in das weiße Feld klicken).
! Wollen Sie Designs auch in PowerPoint nutzen, was Sinn macht, speichern Sie das Design dort, da in diesem Fall auch die Masterdefinitionen und die Hintergrundformate in das Design übernommen werden.
Mit der Kenntnis des Speicherorts fällt es Ihnen leicht, die betreffenden Dateien auch an Ihre Kollegen weiterzugeben. Diese können die Designs ebenfalls nutzen, wenn sie die Datei in deren Ordner gespeichert haben.