Eigene Schablonen erstellen und einbinden

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Formen (Shapes) werden in Visio in Schablonen gespeichert und organisiert. Der Name rührt daher, dass man in früheren Tagen Schablonen aus Kunststoff nutzte, die Formen beinhalteten, die man mit einem Zeichenstift nachzeichnete. Auch wenn diese Technik heute als veraltet gilt, so ist der Name dennoch geblieben.

Microsoft liefert mit Visio sehr viele dieser Schablonen aus, je nach Version (Standard, Professional oder Premium) ein paar mehr oder weniger. Jede dieser Schablonen enthält eine Vielzahl verschiedener Shapes, die zum jeweiligen Thema passen. So ergeben sich Hunderte verfügbarer Formen. Schaut man sich diese Sammlung und deren Inhalte an sollte man meinen, dass es keinen Bedarf an weiteren Schablonen geben könnte. Weit gefehlt.

Sie werden - je nach Ihrem Einsatz von Visio - feststellen, dass doch das Eine oder Andere Shape fehlt. Aber das ist kein Problem. Shapes und Schablonen lassen sich selbst erstellen und speichern, sodass Sie Ihre Sammlung problemlos erweitern können. In diesem Workshop erfahren Sie, wie Sie dies bewerkstelligen und am Sinnvollsten dabei vorgehen.

Bei Schablonen handelt es sich letztlich um Dateien mit der Namenserweiterung .vss (bis Visio 2010, danach .vssx). Diese liegen an Speicherortn, deren Pfade in Visio hinterlegt sind. So können Sie Schablonen schnell über die Liste im Shapes-Aufgabenbereich auswählen. Dieser Auswahlbereich ist standardmäßig aktiv. Sollte er bei Ihnen fehlen, lässt er sich über das Symbol Aufgabenbereiche im Register Ansicht und den Eintrag Shapes einblenden.

Klicken Sie im Aufgabenbereich Shapes auf den Eintrag Weitere Shapes, öffnet sich eine Liste mit thematisch geordneten Einträgen, in denen die installierten Schablonen aufgelistet werden. Nach einem Klick auf eine dieser Schablonen erscheint sie im Aufgabenbereich als geöffnete Schablone. Unter dem Eintrag Meine Shapes finden Sie eigene Schablonen. Sowohl die mitgelierferten als auch die eigenen Schablonen befinden sich in genau definierten Ordnern. Wo sich diese befinden bzw. wie man diese anpasst werden wir später sehen.

Haben Sie Schablonen in Ordnern gespeichert, die nicht dem definierten Speicherort entsprechen, können Sie diese über den Eintrag Schablone öffnen ebenfalls öffnen.

Wollen Sie eine neue Schablone erzeugen, klicken Sie auf den Eintrag Neue Schablone (Metrisch) bzw. Neue Schablone (US-Einheiten). Der Unterschied besteht darin, dass Einstellungen zu Maßstäben, Linealeinteilungen, Seiteneinstellungen etc. in metrischen Einheiten wie cm, m bzw. in Zoll, inch etc. definiert sind. Auch wenn sich diese Angaben nachträglich ändern lassen, macht es Sinn, die richtige Einstellung von Anfang an zu wählen.

Wir erstellen in diesem Workshop eine eigene Schablone und füllen diese mit Shapes aus anderen Schablonen bzw. mit eigenerstellten Shapes.

Erzeugen Sie eine neue Schablone, indem Sie auf den Eintrag Neue Schablone (Metrisch) klicken. Die neue, noch leere Schabloe wird angezeigt. Der kleine rote Stern am rechten oberen Rand signalisiert, dass diese Schablone in Bearbeitung ist.
Als Nächstes speichern wir diese Schablone. Klicken Sie im Schablonenkopf mit der rechten Maustaste und dann auf den Eintrag Speichern. Ein Explorerfenster öffnet sich und lässt Sie einen passenden Namen für die Schablone vergeben. Die Namenserweiterung ist bereits auf Schablonendateien vss bzw. vssx (ab Version 2013) eingestellt. Außerdem erkennen Sie, in welchem Ordner Visio standardmäßig eigenerstellte Schablonen speichert. In der Regel ist dies C:\Users\<Name>\Documents\Meine Shapes, also in Ihrem persönlichen Profilordner.
Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste in den Schablonenkopf und beenden Sie die Bearbeitung, indem Sie den Eintrag Schablone bearbeiten anklicken. Der rote Stern verschwindet.

Was fangen wir nun mit unserer neuen Schablone ohne Inhalt an? Wir füllen sie mit Shapes. Ob es sich bei diesen Shapes um eigenerstellte oder um solche aus anderen Schablonen handelt ist gleichgültig. Auf diese Weise können Sie sehr einfach Schablonen erzeugen, die alle von Ihnen regelmäßig verwendeten Shapes aus anderen Schablonen enthalten.

Ziehen Sie ein beliebiges Shape aus einer mitgelieferten Schablone auf das Zeichenblatt. Bei Bedarf formatieren Sie es nach Ihren Wünschen.
Ziehen Sie dieses Shape auf Ihre zuvor angelegte und geöffnete Schablone. Ist der Bearbeitungsmodus ausgeschaltet fragt Visio nach, ob es die Schablone zur Bearbeitung öffnen darf. Erlauben Sie dies, wird der Bearbeitungs-Status geändert und das Shape in der Schablone aufgenommen. Ein kleines Diskettensymbol zeigt an, dass diese Änderung noch nicht gespeichert wurde.
Speichern Sie die Schablone durch einen Rechtsklick auf den Schablonenkopf und anschließender Auswahl von Speichern. Alternativ können Sie auch per Rechtsklick die Bearbeitung beenden, woraufhin Visio nachfragt, ob es die Änderungen speichern soll.
Die einzelnen auf der Schablone befindlichen Shapes lassen sich anpassen. Rufen Sie dazu das Kontextmenü des Shapes per Rechtsklick auf. Folgende Möglichkeiten bieten sich Ihnen:

Zu meinen Shapes hinzufügen
Das markierte Shape lässt sich auf diese Weise sehr einfach von einer Schablone in eine andere kopieren. Ihre eigenen Schablonen sind dabei oben aufgeführt. Ab Version 2013 finden Sie hier die vorgegebene Schablone Favoriten.
Alternativ erzeugen Sie eine neue Schablone mit der Kopie des Shapes oder wählen aus Schablonen im Dateisystem aus.
Sie können das Shape löschen (auch per [Entf]-Taste), dieses umbenennen oder bearbeiten. Letzteres ermöglicht die Anpassung des Master-Shapes in einem separaten Fenster. Selbst das Symbolbild des Shapes in der Schablone kann angepasst werden. Bei Visio in der 64bit-Ausführung kann es hier vereinzelt zu Problemen mit der Darstellung kommen.
In den Shape-Eigenschaften legen Sie Dinge wie den Namen des Shapes, eine anzuzeigende Eingabeaufforderung (bei Mauskontakt), die Symbolgröße oder auch Schlüsselwörter für die Suche (getrennt mit Kommas) fest.

Hinweis: Prinzipiell gibt es mehrere Möglichkeiten ein Shape von einer Schablone in eine andere zu kopieren. So können Sie zum Beispiel das Shape auf das Arbeitsblatt ziehen und danach in die andere Schablone. Dabei gehen aber das Symbobild sowie die anderen Eigenschaften des Shapes verloren. Daher ist es meist ratsamer, das Shape direkt von einer Schablone in die andere zu ziehen (beide müssen selbstverständlich geöffnet sein) oder wie oben beschrieben über das Kontextmenü des Shapes.

Wie Sie gesehen haben ist in Visio ein bestimmter Speicherpfad für eigene Schablonen vorgegeben. Dieser liegt in Ihrem Profilpfad ggf. sogar lokal auf Ihrem PC. Wollen Sie Schablonen auch Ihren KollegInnen auf einem Netzwerklaufwerk zur Verfügung stellen, können Sie einen separaten Speicherpfad angeben. Auch mehrere Pfade sind möglich., lokal und/oder auf Servern.

Rufen Sie die Optionen über das Register Datei und dort den Abschnitt Erweitert auf.
Ganz unten finden Sie den Button Dateispeicherorte. Klicken Sie diesen an.
Im Feld Meine Shapes finden Sie den zuvor gesehenen Pfad innerhalb Ihres Profils. Über die drei Punkte hinter dem Eingabefeld gelangen Sie zum Windows-Explorer und können dort einen beliebigen anderen Ordner auswählen.
Das Feld Schablonen dient dazu, den oder die Pfade zu anderen Ordner anzugeben. In diesem Beispiel sind dies Ordner auf den Netzlaufwerken X: und Y:. Mehrere Pfadangaben trennen Sie mit Strichpunkten.
Bestätigen Sie mit OK, schließen Visio und öffnen es wieder. Schauen Sie jetzt unter Weitere Shapes nach, finden Sie Ihre in den Ordnern befindlichen Schablonen.

Beachten Sie folgenden wichtigen Punkt:
Nehmen wir an, Sie haben verschiedene Schablonen erstellt und im Ordner X:\Schablonen gespeichert und diesen Ordner in den Dateispeicherorten angegeben. In diesem Fall werden alle einzelnen Schablonen angezeigt, von den Restlichen durch eine Linie getrennt (linker Bildausschnitt).
Alternativ haben Sie die Schablonen in einem Unterordner angelegt, z.B. X:\Schablonen\Diverses. In diesem Fall zeigt Visio in der Liste diesen Ordner alphabetisch sortiert in der Ordnerstruktur der anderen Schablonenthemen an. Die Liste der Schablonen wird dadurch nicht unnötig aufgebläht (rechter Bildausschnitt).
Welche Version Sie bevorzugen ist Geschmackssache. Bei vielen Schablonen dürfte aus meiner Sicht die zweite Variante zu mehr Übersicht führen.

Die von Microsoft erstellten und mit Visio ausgelieferten Schablonen lassen sich nicht direkt verändern. Allerdings besteht die Möglichkeit, die im Programminstallationspfad vorhandenen Schablonen in einen anderen Ordner zu kopieren und danach in Visio zu öffnen. Danach steht einer Änderung nichts mehr im Wege. Dennoch rate ich Ihnen davon ab, da es besser ist die Shapes in eigene Schablonen zu kopieren.
Sie finden den entsprechenden Ordner unter:

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\Visio Content\1031 (Visio 2010; deutsch) bzw.
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15\Visio Content\1031 (Visio 2013; deutsch)

In diesem Workshop haben Sie gesehen, wie einfach das auf den ersten Blick undurchsichtig erscheinende Thema des Erstellens und Verwaltens von eigenen Schablonen in Visio in Wirklichkeit ist.

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