Elektronische Visitenkarten für Ihre Mails

 

Im geschäftlichen Alltag kennen Sie die kleinen Pappkartons, auf denen die wichtigen Informationen zu einer Person vermerkt sind: Visitenkarten.

Diese Visitenkarten sind praktisch, wenn Sie Ihre Daten einer Person übermitteln wollen, die vor Ihnen steht. Was aber tun Sie, wenn Sie per Mail kommunizieren? Für diese Fälle verwenden Sie elektronische Visitenkarten. Diese kleinen Dateien versenden Sie als Anhang mit der Mail. Der Empfänger kann mit wenigen Mausklicks die Daten abspeichern, ohne diese mühsam per Copy&Paste oder gar durch Abtippen übernehmen zu müssen. Die gängigen Mailprogramme beherrschen diese Visitenkarten-Dateien mit der Endung vcf (vCard format). Da dieses Format für elektronische Visitenkarten zum Internetstandard erklärt wurde, spielt es nahezu keine Rolle, welche Technik bzw. welches Mailprogramm der Empfänger verwendet.

In diesem Workshop geht es darum, wie Sie mithilfe von Outlook derartige Visitenkarten erstellen und an Ihre Mails anhängen. Die Bilder stammen aus Outlook 2013, das Verfahren funktioniert aber auch mit anderen Versionen.

Erzeugen einer elektronischen Visitenkarte

Wählen Sie in Outlook die Ansicht „Visitenkarte“. Sie sehen alle Kontakte in Form von Visitenkarten. Outlook erstellt für jeden Kontakt gleichzeitig eine Visitenkarte. Diese können wir für unsere Zwecke verwenden.

Erstellen Sie einen neuen Kontakt zu Ihrer eigenen Person. Erfassen Sie im Kontaktformular alle Informationen, die Sie auch auf einer Visitenkarte im Kartonformat anzeigen würden.

Im Kontaktformular zeigt Ihnen Outlook die automatisch erstellte Visitenkarte an. Auf dieser sind die wichtigsten Daten wie Adresse, Telefon-Nummern, Firma etc. enthalten.

Der Kontakt wird erstellt.

Sollte diese Visitenkarte Ihren Wünschen nicht entsprechen, lässt sie sich individuell anpassen. Mit einem Klick auf den Button Visitenkarte gelangen Sie zum Karteneditor.

Die Visitenkarte wird angepasst.

  1. Die Vorschau links oben zeigt die angezeigten Felder sowie ein eingefügtes Bild.

  2. Über den Button zum Layout legen Sie fest, ob ein Bild oben, links, unten oder rechts angezeigt werden soll. Außerdem kann das Bild als Hintergrund festgelegt werden. Dadurch wird es so stark vergrößert, dass es nahezu die gesamte Karte ausfüllt. Als letzte Alternative besteht die Möglichkeit, nur den Text anzuzeigen. Über den Farbeimer verändern Sie die Hintergrundfarbe der Karte, falls gewünscht.

  3. Zur Bildauswahl gelangen Sie über diese Schaltfläche. Wählen Sie ein kleinformatiges Bild aus, das nicht zu dominant wirkt. Wollen Sie ein gewähltes Bild entfernen, klicken Sie im Kontaktformular - nicht im Karteneditor - das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen Bild entfernen. Eine Visitenkarte kann nur ein Bild aufnehmen.

  4. Die Breite des Bereichs, in dem sich das Bild befindet wird hier definiert. Haben Sie kein Bild gewählt wird in der angegebenen Breite ein vorgegebenes neutrales Muster angezeigt.

  5. Über die Bildausrichtung steuern Sie, wo innerhalb des Bereichs sich das Bild befinden soll.
    Wie bei der Visitenkarte auf Papier gilt auch für die elektronische Visitenkarte, dass der zur Verfügung stehende Platz auf der Karte begrenzt ist. Bedenken Sie, dass die definierte Auswahl für den Entwurf beeinflusst, wie viele Informationen dargestellt werden können. Suchen Sie daher einen Kompromiss zwischen der optischen Gestaltung der Karte und dem darzustellenden Inhalt.

  6. Das Aussehen der anzuzeigenden Informationen steuern Sie über die Formatbuttons. Im darunter befindlichen Feld wird der gespeicherte Wert angezeigt. Diesen können Sie bei Bedarf anpassen. Dadurch ändern Sie jedoch auch den Wert im Kontakt selbst. Wenn Sie den Wert aus dem Feld entfernen, wird dieser auch im Kontakt gelöscht. Daher ist es in diesen Fällen besser, die Information wie unter 9. beschrieben zu entfernen. Dadurch bleiben Sie im Kontakt erhalten.
    Bedenken Sie, dass die verwendeten Schriftarten nicht im Mail eingebettet werden. Liegt die Schriftart auf dem Rechner des Empfängers nicht vor, wird eine andere Schriftart des Empfängersystems verwendet. Das kann das Schriftbild komplett verändern.

  7. Die Beschriftung kann zusätzlich zur gespeicherten Information erfolgen. Im Bild sehen Sie den Eintrag „Geschäftlich“, der rechts angeordnet werden soll. Da dieser Text auf der Karte nicht ausreichend Platz hat, wird er nicht angezeigt.

  8. Die Liste der Felder zeigt die auf der Karte erscheinenden Informationen. Die vcf-Datei beinhaltet alle in der Liste unter Hinzufügen aufgeführten Felder, unabhängig davon, ob sie auf der Karte angezeigt werden oder nicht.

  9. Wollen Sie weitere Felder auf der Karte anzeigen, finden Sie eine Auswahl nach einem Klick auf Hinzufügen. Über den Button Entfernen löschen Sie die Information aus der Visitenkarte, jedoch nicht aus dem Kontakt. Die beiden Pfeilbuttons dienen dazu, die Reihenfolge der Felder auf der Visitenkarte zu ändern.

vCard per Mail verschicken

Im geöffneten Mail klicken Sie auf Element anfügen - Visitenkarte und wählen danach den betreffenden Kontakt aus. Wird der Kontakt nicht direkt zur Auswahl angeboten, suchen Sie ihn in der Liste, die nach einem Klick auf Andere Visitenkarten erscheint.

Die vCard wird eingefügt.

Da Sie diese Schritte bei jedem Mail wiederholen müssten, ist sie in der Praxis  zu umständlich. Eine einfachere Methode besteht darin, die Visitenkarte in Ihre Signatur zu integrieren. Dadurch muss sie nur einmal in die Signatur eingefügt werden, den Rest erledigt Outlook bei jedem Mail automatisch.

    1. Öffnen Sie in einem neuen Mail die Signaturverwaltung über den Button Signatur im Register Nachricht und aus der angezeigten Liste den Eintrag Signaturen...

    2. Legen Sie per Button Neu eine neue Signatur an, geben dieser einen sprechenden Namen und geben den gewünschten Text im Textfenster ein.

    3. Um eine Karte einzufügen klicken Sie auf den Button Visitenkarte. Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Kontakte den passenden aus. Die Karte wird an der Cursorposition eingefügt.Die neue Signatur mit vCard wird erstellt.

    4. Speichern Sie die Signatur und legen diese bei Bedarf als Standard fest. Alternativ erstellen Sie eine zweite Signatur ohne angehängte Visitenkarte und definieren diese als Standard. Die vCard-Variante kommt dann nur bei einem Erstkontakt mit einem Mailempfänger zum Einsatz. Eine Papier-Visitenkarte geben Sie Ihrem Gesprächspartner sicherlich auch nicht bei jedem Besuch, sondern nur beim ersten Mal.

 

Haben Sie Änderungen am Kontakt vorgenommen, müssen Sie die alte Kartenversion aus der Signatur entfernen und die aktualisierte Version erneut hinzufügen. Outlook fügt der Signatur keine Verknüpfung des Kontaktes hinzu, sondern fertigt eine Kopie von diesem und speichert diese Kopie in der Signatur.

Anhang abhängig vom Format

Die Art, wie die Karte letztlich im Mail eingefügt wird, hängt vom gewählten Textformat der Mail ab.

      • HTML: Das Bild der Visitenkarte wird an der Cursorposition eingefügt, die Datei dem Mail angehängt.

      • Nur-Text: Da der Text in Nur-Text-Mails keine Formatierungen, Objekte o.ä. enthalten kann, wird das Bild der Karte nicht angezeigt. Die vcf-Datei wird angehängt.

      • Rich-Text: Das Bild der Karte wird nicht angezeigt. Die Datei wird an der Cursorposition als Objekt eingefügt.

Bedenken Sie, dass der Erhalt von Mails beim Empfänger derart eingeschränkt sein kann, dass alle Mails im Nur-Text-Format übermittelt werden. Das Kartenbild ist dann nicht zu sehen.
Im nächsten Bild sehen Sie eine Mail im HTML-Format mit angezeigter sowie angehängter Visitenkarte.

Die neue Signatur mit vCard im Einsatz.

Erhaltene vCard als Kontakt speichern

Erhalten Sie eine Mail mit angehängter Visitenkarte, lässt sich diese in Outlook mit wenigen Mausklicks in den eigenen Kontakten speichern.

Nach dem Öffnen der Visitenkarte per Doppelklick auf den Anhang klicken Sie auf Speichern & Schließen. Sie finden die Karte anschließend in Ihren Kontakten wieder. Bei Bedarf lassen sich die enthaltenen Informationen anpassen und ergänzen.

Enthält die Mail im Textfeld eine Abbildung der Visitenkarte, hilft ein Rechtsklick auf dieses Bild und Auswahl von Zu Outlook-Kontakten hinzufügen weiter.

Der neue Kontakt wird gespeichert.

Blick hinter die technischen Kulissen

Ihre erstellten Signaturen speichert Outlook per Standard im Ordner

%appdata%\Microsoft\Signatures

Der Ordner enthält für jede gespeicherte Signatur drei Dateien: Eine für Mails im Nur Text-Format (txt), eine für das Richt-Text-Format (rtf) und eine für die HTML-Variante (htm).

Außerdem ist ein Ordner mit dem Signaturnamen zu finden, der das Visitenkartenbild (jpg) enthält, die Kartendatei (vcf) sowie Format-Definitionsdateien für das Office-Design (thmx, xml).

Speicherort der Signaturen.

Durch diese Kenntnisse ist es einfach, Signaturen von einem System auf ein anderes zu kopieren oder zu übertragen.

In diesem Workshop haben Sie gesehen, dass es einfach ist, durch den Einsatz elektronischer Visitenkarten Ihren Mails ein professionelles Aussehen zu verleihen.