Harvey Balls - aber bitte mit Farbe

Harvey Balls in Farbe

Harvey Balls - kreisförmige Ideogramme, die dazu dienen, qualitative Daten anschaulich zu machen. So erklärt uns das Wikipedia. Erfunden hat sie Harvey Poppel in den 1970er Jahren. Der Zielerreichungsgrad eines Projekts kann damit ebenso dargestellt werden wie die Übereinstimmung mit vorgegebenen Vergleichswerten.

In der Bedingten Formatierung von Excel hat Microsoft diese Symbole bereits mit Version 2007 integriert - die Anwendung ist denkbar einfach. Allerdings hat diese eingebaute Version zwei Nachteile: zum Einen funktioniert sie nicht immer wie gewünscht, zum Anderen sind die Symbole farblich nicht anpassbar. Schwarz ist hier ihre vordefinierte, nicht änderbare Farbe.

Wie Sie dem Titel dieses Workshops entnehmen können muss es dennoch eine Möglichkeit geben, sie mit Farben zu versehen. In diesem Workshop erfahren Sie, wie das geht.

Versionshinweise

MS Excel ab Version 2007.
Microsoft Windows (wegen der im Workshop verwendeten Schrift)

Im Bild sehen Sie ein Beispiel für eine fiktive Ertragsübersicht. Darin enthalten sind Vorgabewerte sowie die tatsächlich erwirtschafteten Werte. Je nach Erreichungsgrad werden die Harvey Balls angezeigt. Liegt der Erreichungsgrad unter 50% erfolgt die Anzeige in rot. Zwischen 50% und 75% sind sie orange gefärbt und ab 75 % grün. Die Färbung geschieht mit der bedingten Formatierung.

Vorbereitung

Harvey Balls im Zeichensatz Arial Unicode MSBei den hier verwendetetn Harvey Balls handelt es sich um Zeichen aus der Schriftart Arial Unicode MS. Diese Schrift verwendet den erweiterten Unicode-Zeichensatz, der u.a. viele Symbole beinhaltet - so auch die Harvey Balls.

  • Öffnen Sie die Zeichensatztabelle (Start - Alle Programme - Zubehör - Systemprogramme)
  • Wählen Sie die Schrift Arial Unicode MS
  • Das erste Symbol (0%) finden Sie bei U+25CB: Weißer Kreis (unten in der erweiterten Ansicht im Dialog; siehe Bild). Wählen Sie dieses mit einem Doppelklick aus.
  • Das Symbol mit einem Viertelkreis (25%) besitzt den Code U+25D4: Kreis mit scharzem Quadrant oben rechts. Übernehmen Sie auch dieses per Doppelklick in die Zeichenauswahl.
  • Das nächste Symbol (50%) ist unter U+25D1: Kreis mit schwarzer rechter Hälfte zu finden und wird  übernommen.
  • Weiter geht es mit dem Symbol (75%) unter U+25D5: Kreis mit schwarzen Quadranten außer Quadrant oben links.
  • Als Letztes Symbol (100%) übernehmen Sie U+25CF: Schwarzer Kreis.
  • Alle ausgewählten Zeichen übernehmen Sie per Klick auf Kopieren in die Zwischenablage.
  • Wechseln Sie zu Excel und fügen diese Zeichen in eine beliebige Zelle ein.
  • Verschieben Sie die einzelnen Zeichen aus dieser Zelle in jeweils separate Zellen (siehe Beispiel im nächsten Bild; Zellen I4 bis I8). Ob diese sich auf demselben Tabellenblatt befinden oder auf einem anderen Blatt ist nebensächlich. Im Beispiel habe ich der Übersichtlichkeit wegen dasselbe Blatt verwendet.
  • Formatieren Sie die Zellen mit dem Zeichensatz Arial Unicode MS und erhöhen die Schriftgröße auf einen sinnvollen Wert (in meinem Beispiel habe ich die Größe 26 verwendet).

Die Umsetzung

Im Workshop sind zwei Beispiele vorgesehen, sodass Sie verschiedene Varianten der Handhabung kennenlernen werden.

Beide Beispiele komplett Im oberen Beispiel erfolgt die Berechnung der prozentualen Erfüllung in einer sepaten Spalte (Spalte E; orange), die später ausgeblendet wird. So ergibt sich das Bild wie anfangs gezeigt.

Daneben in den Spalten H+I ist die Abstufung vorgegeben. Auf diese Matrix wird per SVERWEIS-Funktion zugegriffen. Die Formel für Zelle F4 lautet:

  • =SVERWEIS(E4;$H$4:$I$8;2) 

In dieser Formel wird der in Zelle E4 befindliche Prozentsatz in der Matrix in H4:I8 gesucht und anschließend der Wert der zweiten Spalte der Matrix entnommen. Um die Formel kopieren zu können ist der Zellbezug auf die Matrix als Absolutbezug formuliert. Durch den Einsatz einer Matrix sind alle denkbaren prozentualen Abstufungen möglich.

Der Dialog Im zweiten Beispiel darunter werden die Prozentsätze direkt eingegeben. Um Falscheingaben abzufangen wurden die Zellen mit einer Datenüberprüfung versehen (Daten - Datenüberprüfung). Darin ist vorgegeben, dass nur die Werte 0%, 25%, 50%, 75% und 100% zulässig sind. Dies kann durch direkte Eingabe der Werte in das Eingabefeld Quelle im Dialog erfolgen oder aber durch Markieren der Zellen H4 bis H8, während sich der Cursor im Eingabefeld befindet. Letztere Möglichkeit bietet mehr Flexibilität bei Änderungen gegenüber der ersten Version.

In beiden Fällen habe ich die Option Leere Zellen ignorieren deaktiviert, damit die Zellen nicht geleert werden können.

Nachdem die Eingaben und Umsetzung der Harvey Balls erledigt ist, sorgen wir im letzten Schritt noch für die zuvor versprochene Farbgebung.

Jetzt wird es bunt

Um unsere Symbole farbig zu gestalten verwenden wir die bedingte Formatierung.

  • Markieren Sie den Zellbereich F4 bis F8 (bzw. F12 bis F16)
  • Rufen Sie den Befehl Start - Bedingte Formatierung - Neue Regel ... - Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen ermitteln auf.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld und anschließend auf die Zelle in derselben Zeile, die den Prozentsatz enthält (E4 bzw. C12). Der Zellbezug wird als Absolutbezug eingefügt. Drücken Sie die Taste F4 zwei Mal, sodass nur noch vor dem Spaltenbezeichner ein Dollarzeichen steht. Damit ist die Spalte fixiert, die Zeile jedoch nicht, was uns das problemlose Kopieren der Formel ermöglicht.
  • Geben Sie den Vergleichsoperator >= ein und klicken danach auf Zelle K4 (als Absolutbezug belassen).
  • Über den Button Formatieren ändern Sie die Farbe der Schrift auf Orange und bestätigen mit OK.
  • Erzeugen Sie eine weitere bedingte Formatierung und beziehen sich als Vergleichszelle auf K5.
  • Überzeugen Sie sich im Verwaltungsdialog, dass der größere Vergleichswert (aus K5) zuerst überprüft wird (oben steht). Andernfalls stimmt das Ergebnis nicht. Im Bedarfsfall können Sie die Reihenfolge mit Hilfe der kleinen Pfeilsymbole im Dialog ändern.
  • Formatieren Sie im letzten Schritt die noch markierten Zellen in roter Schrift für die Fälle, in denen keine der zuvor definierten Bedinungen zutrifft.
  • Im folgenden Bild des Verwaltungsdialogs sehen Sie die fertigen Bedingungen wie oben beschrieben.

Bedingte Formatierung bringt Farbe in's SpielSie haben in diesem Workshop gesehen, dass auch Harvey Balls Farbe zeigen können. Das macht sie interessanter und steigert deren Aussagekraft. Viel Spaß beim Ausprobieren.